Cosas de oficina: la subida de archivos al CRM

La subida de archivos al CRM no es un tema tan baladí como puede parecer. No es algo difícil, ni mucho menos, pero las posibilidades son tan variadas que no viene mal un poco de repaso al respecto. Por eso hoy queremos daros unos consejos acerca de la correcta subida de archivos a nuestro CRM. Hablaremos de cómo se lleva a cabo la subida de un archivo simple al CRM, de cómo se sube más de un archivo en una misma tarea, de qué hay que hacer para subir un archivo con un «peso» superior a los 5 MB y, como bonus track, os explicaremos cómo descargar archivos con extensiones .txt o .xliff.

La subida de archivos al CRM se realiza a través de la ficha de cada tarea, concretamente accediendo a la pestaña «Upload File» y añadiendo ahí el archivo correspondiente. Esto se puede conseguir de dos maneras: haciendo clic en el botón «Add File» y seleccionando el archivo o simplemente arrastrando dicho archivo dentro de la caja. Una vez que el CRM reconoce el documento, aparece en la interfaz el botón «Start Upload», en el que hay que hacer clic para iniciar el proceso de carga. En ese momento aparece una barra en la que se puede seguir el progreso de la subida del archivo. Una vez que esta finaliza, el proceso termina y el archivo queda registrado en la plataforma.

En el caso de que la subida de archivos implique la carga de más de uno, el primer paso a seguir es el de comprimir los documentos en una carpeta .zip (y es imprescindible que sea en formato .zip, nunca .rar). Si no disponéis de WinZip no os preocupéis porque existen diversas herramientas de software libre, como 7-Zip, permiten realizar esta misma función rápidamente y sin complicaciones. Una vez que disponéis de los documentos comprimidos en una carpeta .zip únicamente tenéis que seguir el mismo proceso de subida de archivos descrito en el párrafo anterior, pero, en este caso, cargando la carpeta .zip al completo..

Vale, ya conocemos las peculiaridades de la subida de archivos al CRM en cuanto a la cantidad de documentos pero, ¿qué ocurre cuando los ficheros tienen un peso demasiado elevado? Es verdad que el CRM no acepta la subida de archivos o carpetas .zip con un tamaño mayor a 5 MB, pero eso no quiere decir que estos no se puedan tramitar mediante nuestra plataforma. El método para hacerlo es muy sencillo: solamente tenéis que subir el fichero a una plataforma de almacenaje en la nube como, por ejemplo, Dropbox o WeTransfer, y desde allí obtener un enlace para compartirlo. ¡Ya no hay excusa! El siguiente paso es copiar este enlace y pegarlo en la caja «File URL» de la ficha de tarea, desde donde nosotros podremos descargar el archivo.

Y, finalmente, el consejo práctico del día acerca de, en este caso, la descarga de archivos desde nuestro CRM. Algunas extensiones de archivo, como .txt o .xliff, no se descargan automáticamente al pinchar sobre sus enlaces en el CRM; en este caso, la solución pasa por hacer clic derecho en el enlace y seleccionar la opción «Guardar enlace como…». Así podréis elegir la carpeta de destino del archivo y guardarlo en su formato original sin ningún problema. ¡Sencillísimo!

Como veis, a simple vista la subida de archivos al CRM puede despertar alguna que otra duda, pero el método es muy intuitivo. Esperamos que este post os haya abierto definitivamente los ojos y haya despejado todas vuestras dudas acerca de la subida de archivos al CRM de Ontranslation. Al fin y al cabo, es una tarea extremadamente importante, ya que de ella dependen el correcto registro de los trabajos en nuestra plataforma y la posibilidad de entregarlos a nuestros clientes. A base de práctica, ¡todo se aprende!